Dijitalleşmenin ve elektronik dünyanın hayatımızda yer almasının giderek artmasıyla birlikte, elektronik süreçler de hayatımızın her alanında yayılmaya başladı. Elektronik imza da bütün bu süreç içerisinde yerini aldı. E-imza olarak da bilinen elektronik imza da elektronik ortamda atılacak olan bazı imza görevlerini yerine getirmesinden dolayı dijital dönemin sağladığı kolaylıklardan biri haline geldi.
Elektronik ortamda bir belge, başvuru veya imza ile onaylanması gereken diğer çeşitli durumlarda imzalanmasını sağlayan bir sistem olan e-imza, günümüzde oldukça yaygın olarak kullanılmaktadır. EDM Bilişime bir kere tanımlanan E-İmzasonraki bütün işlemlerin elektronik şifre ile ilerlemesi olanak sağlamaktadır. İmzalanan belgelerin bütünlüğünü koruması, doğrulamasının yapılması ve dijital ortamdaki belgelerin de ıslak imzalı evraklar yerine geçmesini sağlamaktadır.
Standart imzadan farklı olan e-imza, harflerden sayılardan ve karakterlerden oluşur. İmzalanan her belge için farklı ve diğerlerinden benzersiz olacak şekilde yeniden oluşur. Bu da hem güvenlik açısından hem de kopyalanma tehlikesi açısından önemlidir. Elektronik imzalar entegratör sistemler sayesinde her ne kadar az gereksinim duyuluyor olsa da çok özenli bir şekilde saklanmalı, mükellefi elektronik ortamda temsil ettiği unutulmamalıdır.
E-imza özellikle elektronik ortamda kullanılmasından dolayı kullanıcılarına zaman kazandıran bir durumu ihtiva etmektedir. Maddi ve manevi kayıpları önlemesi ve işlerin çok kısa sürede hallolması açısından EDM Bilişim portalları ve yazılım sistemleri elektronik ortamda da saklanabilmesi gibi birçok açıdan kolaylık sağlamaktadır.E-imza belgelerin ıslak imzada olan resmiyeti almasını, geçerliliğini ve güvenilirliğini sağlamaktadır. Sistem üzerinde oynama ve değişiklik yapılamaması, taklit edilememesi gibi özellikler ise sağladıkları güvenin bir parçasıdır.
UETS
Dijitalleşmenin ve elektronik ortamın gelişmesiyle birlikte ortaya çıkan gelişmelerden biri diğeri deUlusal Elektronik Tebligat Sistemi olarak karşımıza çıkar. Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi olan UETS, Tebligat Kanunu’nda yer alan ve tebligat çıkarmaya yetkisi olan kişiler ve merciler tarafından hazırlanan tebligatların, yönetmeliğe uygun olarak değiştirilemeyen ve inkar edilemeyen bir şekilde alıcıya iletilmesini sağlayan sistemdir.
Kamu kurum ve kuruluşlarına bağlı olarak çalışanlar devlet teşkilatı merkezi kayıt sisteminde yer alan bilgilerle giriş yapabilir. Tüzel kişiler ise MERSİS sistemine kayıt olabilir. Bu sayede UETS alabilirler. UETS alabilmek için gereken şartlardan biri de e-imza ya da mobil imza kullanıcısı olmaktır.
Başvuru onaylanıp UETS kullanabilir durumda olduğunda, çeşitli yöntemlerden biriyle giriş yaparak UETS sorgulama yapılabilmektedir. Bu sayede sistemde yer alan resmi olan ve hukuki olan belgelerin tümüne kolaylıkla ulaşabilirsiniz. Bilgilerin güvenliğini sağlayan ve zaman tasarrufu imkanı sunan bu sistemle, kısa sürede tebligatlar görüntülenebilmektedir.
EYP
Elektronik dünyanın katkısı E-yazışma paketi olmasıdır. EYP olarak kısaltılan bu paket, kamu kurum ve kuruluşlarında gereken resmi yazışmaların kağıt olmadan elektronik ortamda gerçekleşmesini sağlar. Hem daha hızlı hem de güvenli olan bu yöntem, E-yazışma projesi kapsamında oluşturulmuş ve e-yazışma paketi olarak gerçekleşmiştir. KEP, bu yöntemin kabul edildiği ve uygulandığı iletim mekanizmasıdır.
Özel şirketlerin kamu ile olan yazışmalarında bunu kullanabilmeleri için KEP hesaplarının olması gerekir. Buna ek olarak da KEP gönderimi yaptıkları ortamdan EYP de oluşturabilmeleri gerekir. 2021 yılının haziran ayından beri birçok kurum EYP 2.0 kullanırken hala 1.3 kullananlar kullanıcılar da bulunmaktadır. EDM Bilişim çok çeşitli ve donanımlı yazılım sistemlerine sahiptir. Çeşitli birçok uygulamalarda mükelleflere yardımcı olan EDM Bilişim EYP sistemleri ile de mükelleflere kolaylıklar sağlamaktadır.
EYP kullanım alanları oldukça geniştir. Mahkemelerde haciz yazışmaları, tüketici mahkemelerinde yazışmalar, gümrük müdürlükleri, MASAK, TEİAŞ, hazine ve maliye bakanlığı, içişleri bakanlığına bağlı olan yazışmalar, tapı müdürlükleri gibi alanlarda yazışmalar EYP üzerinden hızlı, güvenli ve değiştirilemez şekilde yapılabilir. Güvenilir olması, zaman tasarrufu sağlaması ve yazışmaların değiştirilemez şekilde olması sağladığı avantajların en büyüklerindendir. Zaman açısından ve gidilecek mesafe ve yol gibi maddi kazançlar açısından sağladıkları tasarruf da işlerin daha hızlı ve daha kısa sürede yapılabilmesini de sağlar.
Kayıtlı Elektronik Posta
Kayıtlı Elektronik Posta sistemi olan KEP, yasal olarak geçerliliği olan ve teknik olarak güvenli olan e-postadır. Aynı zamanda gönderilen e-postanın ulaşım bilgisi, zamanı ve doğruluğu, okunup okunmadığı, gönderilip gönderilmediği gibi bilgileri de verir. Aynı zamanda depolama ve arşivleme sistemi sayesinde tekrar görüntüleme imkanı da verir.
KEP kullanıcısı olabilmek için e-imza kullanıyor olmak şarttır. Eğer KEP sadece alıcı olarak kullanılacaksa e-imza alınmasına gerek yoktur. Gerçek kişilerin KEP hesapları sadece kendilerine ait olur. Ancak tüzel kişiler kendi tüm hesaplarında kullanabilir. Bunun için yetki tanımlaması yapılması gerekir.
KEP elektronik ortamda mail iletimi sağlamasıyla kazandırdığı zaman avantajlarının yanı sıra ek olarak e-posta hakkında bilgiler içermesi ve alıcıyı da göndericiyi de bilgilendirmesi açısından oldukça avantaj sağlar. Elektronik ortamda saklanabiliyor olması, geçmişe dönük olarak görüntüleme imkanı vermesi de depolama ve arşivleme açısından kolaylık sağlar.
